Gilt meine QR-Rechnung aus der Excel- oder Word-Vorlage noch?

Das hängt vom Adressformat im QR-Code ab, nicht vom Aussehen der Rechnung. Enthält der Code die alte kombinierte Adresse (Typ K), ist die Rechnung seit dem 21. November 2025 nicht mehr zulässig, und viele Banken garantieren ihre Verarbeitung nur noch bis Ende September 2026. Vorlagen, die vor Ende 2025 eingerichtet und seither nicht aktualisiert wurden, sind besonders gefährdet. Die Prüfung dauert zwei Minuten; die Lösung ist ein aktueller Generator mit getrennten Adressfeldern.

Am schnellsten geht es mit unserem QR-Rechnungs-Check: Rechnung als PDF speichern oder fotografieren, hineinziehen, fertig. Die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.

Wer typischerweise betroffen ist

Gepflegte Rechnungsprogramme erhalten Updates, auch wenn sich ein Blick auf die eigene Version lohnt. Anders sieht es bei Lösungen aus, die jemand einmal eingerichtet hat und die seither einfach weiterlaufen:

Vereine, die Mitgliederbeiträge mit einer Excel-Liste und einem QR-Makro verschicken,
private Vermieterinnen und Vermieter, die Mietzinsrechnungen aus einer Word-Vorlage erzeugen,
Stockwerkeigentümergemeinschaften, die Beiträge an den Erneuerungsfonds und Nebenkosten mit einer selbst gebauten Tabelle abrechnen,
kleine Firmen und Selbständige mit einer Rechnungsvorlage aus den Jahren 2020 bis 2025.

Bis zum 21. November 2025 war die kombinierte Adresse erlaubt. Eine Vorlage aus dieser Zeit kann also korrekt gewesen sein und ist es heute trotzdem nicht mehr.

So prüfen Sie Ihre Vorlage

Variante 1: mit dem Check. Erzeugen Sie aus Ihrer Vorlage eine Rechnung, drucken Sie sie als PDF oder fotografieren Sie den Zahlteil, und laden Sie die Datei in den QR-Rechnungs-Check. Sie erhalten ein klares Ergebnis und, falls nötig, die Liste der Fehler.

Variante 2: mit einer beliebigen QR-Scanner-App. Scannen Sie den QR-Code mit dem Smartphone und lassen Sie sich den Text anzeigen. Zählen Sie die Zeilen:

Zeile 5 enthält den Adresstyp des Zahlungsempfängers, also Ihre eigene Adresse: «S» ist in Ordnung, «K» ist das alte Format.
Ist auch die Adresse des Zahlungspflichtigen im Code, steht deren Adresstyp weiter unten (Zeile 21). Auch dort muss «S» stehen.

Ein Hinweis, aber kein Beweis: Hat Ihre Vorlage nur zwei freie Adresszeilen oder ein gemeinsames Feld «PLZ Ort», erzeugt sie wahrscheinlich Typ K. Wie S und K im Code aussehen, zeigt der Artikel Warum die QR-Rechnung eine strukturierte Adresse verlangt.

So beheben Sie das Problem

Ein Aufkleber oder eine neu gedruckte Adresszeile genügt nicht, denn die Adresse steckt im QR-Code. Die Vorlage selbst muss ersetzt werden:

Aktuellen Generator verwenden. Ersetzen Sie das alte Makro oder Add-in durch einen aktuellen QR-Rechnungs-Generator, der getrennte Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort hat. SIX führt auf ihrer Seite zur QR-Rechnung eine Liste mit Generatoren. Achten Sie darauf, dass die Software ausdrücklich die aktuellen Implementation Guidelines unterstützt.
Adressen sauber erfassen. Tragen Sie Ihre eigene Adresse und, falls Sie sie aufdrucken, die Adressen Ihrer Mitglieder, Mieter oder Eigentümer in getrennte Felder ein. Die Hausnummer gehört ins eigene Feld; Version 2.4 toleriert sie im Strassenfeld nur vorläufig.
Testen. Erzeugen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie sie erneut, bevor Sie alle Rechnungen verschicken.
Offene Rechnungen neu versenden. Alle noch nicht bezahlten Rechnungen im alten Format sollten Sie neu erstellen und nochmals zustellen.

Zahlende mit Dauerauftrag nicht vergessen

Mietzinse und Beiträge werden oft per Dauerauftrag bezahlt. Die Banken müssen Daueraufträge und Zahlungsvorlagen bis zum 13. November 2026 bereinigen, denn ab dem 14. November 2026 sind unstrukturierte Adressen in keinem Zahlungsauftrag mehr erlaubt. Die Factsheets von SIX empfehlen Rechnungsstellenden, diesen Zahlenden eine neue QR-Rechnung zu schicken. So können sie den Dauerauftrag mit der korrekten Adresse neu erfassen. Eine kurze Nachricht an die Mitglieder oder Mieter erspart später Rückfragen. Alle Termine im Überblick: QR-Rechnung Zeitplan 2020–2027.

Häufige Fragen

Muss ich IBAN oder Referenz ändern? Für Rechnungen in CHF in der Regel nicht; das Problem ist die Adresse. Rechnungen in EUR mit QR-IBAN und QR-Referenz sind ab dem 14. November 2026 nicht mehr vorgesehen.

Unsere Vorlage zeigt «S» in Zeile 5. Sind wir fertig? Fast: Prüfen Sie auch Zeile 21, falls die Adresse des Zahlungspflichtigen im Code steht, und lassen Sie den Check nach weiteren Fehlern suchen.

Was, wenn ein Mitglied meldet, die Zahlung sei abgelehnt worden? Siehe QR-Rechnung von der Bank abgelehnt. Die Grundlagen zum neuen Format finden Sie im Artikel Strukturierte Adresse auf der QR-Rechnung.

Prüfen Sie jetzt eine Rechnung aus Ihrer Vorlage mit dem QR-Rechnungs-Check.