Ma QR-facture issue d'un modèle Excel ou Word est-elle encore valable ?

Cela dépend du format d'adresse dans le code QR, pas de l'apparence de la facture. Si le code contient l'ancienne adresse combinée (type K), la facture n'est plus admise depuis le 21 novembre 2025, et de nombreuses banques ne garantissent son traitement que jusqu'à fin septembre 2026. Les modèles créés avant fin 2025 et jamais mis à jour depuis sont particulièrement exposés. Le contrôle prend deux minutes ; la solution est un générateur actuel avec des champs d'adresse séparés.

Le plus rapide : notre contrôle de QR-facture. Enregistrez la facture en PDF ou photographiez-la, glissez le fichier, c'est fait. Le contrôle s'exécute dans votre navigateur, le fichier n'est pas envoyé.

Qui est typiquement concerné

Les logiciels de facturation entretenus reçoivent des mises à jour, même s'il vaut la peine de vérifier sa version. C'est différent pour les solutions installées une fois et qui tournent depuis sans y toucher :

les associations qui envoient les cotisations avec une liste Excel et une macro QR,
les bailleurs privés qui établissent les factures de loyer à partir d'un modèle Word,
les propriétés par étages (PPE) qui facturent les contributions au fonds de rénovation et les charges avec un tableau fait maison,
les petites entreprises et indépendants avec un modèle de facture datant de 2020 à 2025.

Jusqu'au 21 novembre 2025, l'adresse combinée était admise. Un modèle de cette époque a donc pu être correct et ne plus l'être aujourd'hui.

Comment vérifier votre modèle

Option 1 : avec le contrôle. Générez une facture depuis votre modèle, imprimez-la en PDF ou photographiez la section paiement, puis glissez le fichier dans le contrôle de QR-facture. Vous obtenez un résultat clair et, si nécessaire, la liste des erreurs.

Option 2 : avec n'importe quelle application de scan QR. Scannez le code QR avec votre smartphone et affichez le texte. Comptez les lignes :

la ligne 5 contient le type d'adresse du bénéficiaire, c'est-à-dire votre propre adresse : « S » est correct, « K » est l'ancien format ;
si l'adresse du débiteur figure aussi dans le code, son type d'adresse se trouve plus bas (ligne 21). Là aussi, il faut « S ».

Un indice, pas une preuve : si votre modèle n'a que deux lignes d'adresse libres ou un champ commun « NPA localité », il produit probablement le type K. À quoi ressemblent S et K dans le code : voir Pourquoi la QR-facture exige une adresse structurée.

Comment corriger le problème

Une étiquette ou une ligne d'adresse réimprimée ne suffit pas, car l'adresse se trouve dans le code QR. C'est le modèle lui-même qu'il faut remplacer :

Utiliser un générateur actuel. Remplacez l'ancienne macro ou le complément par un générateur de QR-factures actuel qui a des champs séparés pour la rue, le numéro, le NPA et la localité. SIX publie une liste de générateurs sur sa page consacrée à la QR-facture. Vérifiez que le logiciel prend explicitement en charge les Implementation Guidelines actuelles.
Saisir proprement les adresses. Inscrivez votre propre adresse et, si vous les imprimez, celles de vos membres, locataires ou copropriétaires dans des champs séparés. Le numéro va dans son propre champ ; la version 2.4 ne le tolère dans le champ de la rue que pour l'instant.
Tester. Générez une facture de test et contrôlez-la avant d'envoyer toutes les factures.
Renvoyer les factures ouvertes. Toutes les factures non encore payées dans l'ancien format devraient être régénérées et renvoyées.

Ne pas oublier les payeurs par ordre permanent

Loyers et cotisations sont souvent payés par ordre permanent. Les banques doivent mettre à jour les ordres permanents et modèles de paiement d'ici au 13 novembre 2026, car dès le 14 novembre 2026, aucun ordre de paiement ne peut plus contenir d'adresse non structurée. Les fiches d'information de SIX recommandent aux émetteurs d'envoyer une nouvelle QR-facture à ces payeurs, afin qu'ils puissent saisir à nouveau leur ordre permanent avec l'adresse correcte. Un court message aux membres ou aux locataires évite des questions plus tard. Toutes les dates : Calendrier de la QR-facture 2020–2027.

Questions fréquentes

Dois-je changer l'IBAN ou la référence ? Pour les factures en CHF, en général non ; le problème est l'adresse. Les factures en EUR avec QR-IBAN et référence QR ne sont plus prévues dès le 14 novembre 2026.

Notre modèle affiche « S » à la ligne 5. Avons-nous terminé ? Presque : vérifiez aussi la ligne 21 si l'adresse du débiteur figure dans le code, et laissez le contrôle chercher d'autres erreurs.

Et si un membre signale que son paiement a été refusé ? Voir QR-facture rejetée par la banque. Les bases du nouveau format sont expliquées dans l'article Adresse structurée sur la QR-facture.